Viete koľko vás stojí uzatvorenie jednej zmluvy - od vyžiadania po podpis? Väčšina firiem to totiž netuší. Pomôžeme vám zistiť, ako vyzerá nákladová štruktúra v rámci vášho Kontrakt Manažmentu, koľko vás to stojí a ako identifikovať problematické miesta.

Posledný článok sme zakončili v znení, že zmluvy sú základným kameňom väčšiny obchodných vzťahov. Napriek tomu sa organizácie po celom svete pripravujú o miliardy eur ročne z dôvodu neefektívneho Kontrakt Manažmentu.

Ale prečo je to tak? Na to sa teraz spoločne pozrieme. 

Správa zmlúv alebo Kontrakt Manažment sa obvykle považuje za bežný prevádzkový proces, ktorý je akousi vnorenou súčasťou firemnej operatívy, ale skutočné náklady spojené s touto činnosťou sú často prehliadané a podceňované.

Tento proces býva typicky začlenený do nákladovej štruktúry právneho, nákupného, prípadne špecializovaného zmluvného oddelenia, ako jeho pevná súčasť, bez hlbšieho mapovania a izolovania nákladov. Táto zložitá sieť aktivít, od požiadavky na zmluvu po jej vykonanie, zahŕňa množstvo fáz, pričom každá prispieva k celkovým nákladom. Ale keď ich pochopíme, nájdeme obrovský priestor na optimalizáciu.

Náklady na správu zmlúv vznikajú v dôsledku kombinácie viacerých faktorov v rámci zmluvného cyklu a súvisiacich procesov. Priblížiť tieto aspekty je kľúčové pre pochopenie toho, koľko Kontrakt Manažment vašu organizáciu stojí. Analýzou jednotlivých zložiek dokážeme holisticky porozumieť nákladovej štruktúre typického zmluvného procesu.

• Násobenie času a interakcií

• Hľadanie v existujúcich zmluvách

• Opätovné vytváranie dokumentov

• Nedodržanie záväzkov a zlé zmluvy

• Nedostatky v monitorovaní vzťahov, obligácií a míľnikov

• Fragmentované alebo neefektívne nástroje

• “Late to the market fee” alebo Poplatok za neskorý príchod na trh

1/7  Násobenie času a interakcií

Náklady na správu zmlúv vznikajú v prvom rade investíciou času, ktorý jednotliví účastníci procesu trávia v rôznych fázach. Od počiatočnej požiadavky, cez vytvorenie zmluvy, jej revíziu, schvaľovanie, až po konečný podpis a uloženie prispieva každá interakcia k celkovým nákladom. Jednoduchá matematika nám napovie, že čas ľudí rovná sa náklad organizácie. 

Tento náklad je potom priamo úmerný procesnej komplexite. Ergo, čím komplikovanejší proces, vyžadujúci množstvo interakcií od množstva účastníkov, tým vyššie sú náklady. Zároveň je potrebné si uvedomiť, koľko ľudí z riadiacej štruktúry sa do procesu zapája a ako efektívne máme zvládnuté tieto interakcie? 

Vieme urobiť informované rozhodnutie rýchlo alebo potrebujeme hľadať, sumarizovať, dopytovať sa atď.

2/7  Hľadanie v existujúcich zmluvách

Významné neefektívnosti vznikajú taktiež v dôsledku času a zdrojov vynaložených na hľadanie v archíve zmlúv, čo vedie často k “úzkym hrdlám” a oneskoreniam v kľúčovom rozhodovaní. Pri hľadaní v zmluvách je veľmi dôležité ako rýchlo a efektívne dokážeme identifikovať správny dokument a ustanovenie v ňom a či máme spracovanú spoľahlivú metadátovú štruktúru. 

3/7  Opätovné vytváranie dokumentov

Náklady na opätovné vytváranie stratených alebo nekompletných dokumentov sú dôležitou zložkou, ktorá pridáva ďalšiu vrstvu do výdavkov v rámci zmluvného procesu. 

Skutočnosť, že mnoho organizácií má reálny problém fyzicky dohľadať všetky svoje zmluvy zároveň významne ovplyvňuje efektívnosť prevádzky a zvyšuje pravdepodobnosť rizika.

71 % organizácii nevie dohľadať každú desiatu zmluvu. (2008, The Journal of Contract Management)

4/7  Nedodržanie záväzkov a zlé zmluvy

Nedodržanie normatívnych požiadaviek a exekutíva zle napísaných zmlúv výrazne prispievajú k finančným stratám, často nepostrehnuteľným v zložitosti každodenných operácií. Pri komplikovanom a často manuálnom, resp. slabo riadenom procese často dochádza k tomu, že zmluvy sú uzatvorené mimo rámca požadovanej “compliance”. 

Zároveň môže dochádzať k sporom, pokutám, prípadne vadným plneniam, čo má za následok ďalšie náklady.

5/7  Nedostatky v monitorovaní vzťahov, obligácií a míľnikov

Zanedbanie monitorovania záväzkov a kľúčových udalostí, ako sú napríklad automatické obnovenia, alebo nároku na zľavy a plnenia, vedie k ušlým príležitostiam zo zmluvných nárokov, limituje efektívne získanie bonusov a čerpanie benefitov zo zmlúv a vystavuje organizáciu vyšším sadzbám a zbytočným nákladom.

6/7  Fragmentované alebo neefektívne nástroje

Používanie fragmentovaných a neefektívnych nástrojov počas zmluvného cyklu výrazne zvyšuje nákladovosť v zmluvnom procese. V prvom rade to má vplyv na časovú zložku a pridáva ďalšiu vrstvu komplexity, vedúcu k neefektívnosti, omeškaniu a dodatočným nákladom. 

Zároveň však aj tieto nástroje samotné niečo stoja a často samotný proces komplikujú, keď doň vnášajú množstvo interakcií a trecích plôch.

7/7  “Late to the market fee” alebo Poplatok za neskorý príchod na trh

Jedinečným z pohľadu nákladov je tzv. „Late to the market fee” - poplatok alebo pokuta za neskorý príchod na trh.

Čím dlhšie totiž trvá spracovanie zmluvy, tým neskôr organizácia profituje z príjmov na strane predaja alebo lepších služieb na strane nákupu, čo vedie k strate konkurenčnej výhody. 

Túto položku je náročné vyčísliť, ale môže sa podľa štatistík hýbať v rozsahu 9% ročného obratu.

Skryté náklady - podrobnejší pohľad

Tieto náklady sú často skryté v pavučine zložitých operácií a backoffice procesov. Nie je sa čomu diviť. Analyzovať tento proces a extrahovať jednotlivé zložky môže byť zložité. Viaceré relevantné výskumy, vrátane World CC, však ukazujú, že organizácie strácajú veľké sumy peňazí v dôsledku zlej správy zmlúv. Ako si to celé predstaviť?

Nechajme hovoriť štatistiky: Náklady na správu zmlúv v číslach

World CC, Gartner a Aberdeen Group sa tejto téme venujú dlhodobo. Prinášame sumár najdôležitejších zistení v súvislosti s nákladmi na zmluvný proces.

📄 Priemerné náklady na zmluvu podľa komplexity 

• Jednoduché zmluvy priemerne 7 000 USD, 

• Stredne komplexné zmluvy okolo 22 000 USD 

• Zložité zmluvy 50 000 USD a viac.

📈 Medziročný nárast nákladov
Náklady na priemernú zmluvu sa zvýšili o 38 percent za posledných šesť rokov.

⏱️ Priemerná dĺžka zmluvného cyklu
Od požiadavky po podpis trvá priemerný čas na zmluvný proces 35 dní.

💡 Dôležitá efektivita
Existuje značný rozdiel v nákladoch medzi spoločnosťami, ktoré spravujú zmluvy efektívne a tými, ktoré to nerobia. Ten rozdiel v nákladoch sa pohybuje od 33% vyššie.

Rozklad nákladov: Prípadová štúdia

Na základe vyššie uvedeného si pre ilustráciu spravme jednoduchú prípadovú štúdiu. 

Zadanie

• Zmluva so strednou až mierne vyššou komplexitou (typicky rámcová zmluva)

• Náklady cca 30 000 eur

• Priemerná dĺžka zmluvného cyklu je 35 dní od vyžiadania po podpis. 

Pozrime sa spoločne, kde nám náklady vznikajú a ako sa nám v rámci jednotlivých fáz procesu akumulujú. Pre zmluvu s celkovými nákladmi 30 000 USD a trvaním cyklu 35 dní je typická alokácia časovej zložky a distribúcia nákladov medzi fázami nasledovná.

Alokácia časovej zložky a distribúcia nákladov

🧑‍💻Fáza Požiadavky:
10% celkového času v rámci procesu alebo 3 000 EUR

📝Fáza Vytvárania:
20% celkového času v rámci procesu alebo 6 000 EUR

✅Fáza Internej revízie:
15% celkového času v rámci procesu alebo 4 500 EUR

💬Fáza Vyjednávania:
30% celkového času v rámci procesu alebo 9 000 EUR

🚦Fáza Schvaľovania:
20% celkového času v rámci procesu alebo 6 000 EUR

🖊️Fáza Podpisu:
5% celkového času v rámci procesu alebo 1 500 EUR

🔎Fáza Plnenia:
16 človeko-hodín na monitoring a vyhľadávanie ustanovení

Ako vidíme, náklady na správu zmlúv v organizáciách predstavujú pomerne zásadný problém. Porozumeli sme prečo je to tak, ale dá sa s tým niečo robiť? 

Dobré správy. Existuje možnosť, ako sa z týchto extrémnych nákladov v dôsledku neefektívneho procesu a zlých, resp. chýbajúcich nástrojov vymaniť. Napriek zdanlivo vysokým nákladom totiž Kontrakt Manažment ponúka veľký priestor na zlepšenie. 

Implementáciou efektívnych procesov, využívaním správnych technológií a dodržiavaním správnych postupov (tzv. “Best Practices”) môžu organizácie výrazne znížiť tieto náklady a zlepšiť svoje finančné výsledky.

Ak chcete vedieť ako na to, nenechajte si ujsť naše ďalšie príspevky, kde budeme pokračovať v odhaľovaní sveta správy a riadenia zmlúv. Ponúkneme poznatky ohľadom riešenia na zlepšenie Kontrakt Manažmentu.

Ponorte sa s nami do témy nákladov ešte viac.

Pozrite si 60-minutový webinár na tému "Koľko vás stojí jedna zmluva? Vie vám AI ušetriť čas a náklady?"

Spíkrom je Rasťo Kovál, CEO @ Cequence.