Vitajte späť! Tentokrát sa zameriame na čísla. Vo svete Kontrakt Manažmentu nie sú čísla len číslami - sú oknami do operatívnej dynamiky a strategických rozhodnutí, ktoré formujú biznis. Vedia nám totiž poskytnúť dôležité informácie o stave a trendoch v riadení zmlúv. Poďme sa teda spoločne pozrieť na niektoré z tých najdôležitejších a najzaujímavejších.

Prichádzate o 9% z obratu?

Začneme tou najvypuklejšou a najreprezentatívnejšou štatistikou, ktorú sme už spomínali. Podľa vedúcej svetovej organizácie na poli Kontrakt Manažmentu “World CC” zlé praktiky v riadení a správe zmlúv majú výrazný vplyv na príjmy organizácií, pričom cenovka za neefektívny Kontrakt Manažment môže byť až 9% ročného obratu.

💡 Význam

Zmluvy nie sú len dokumenty. Popisujú  a upravujú dodávateľsko-odberateľské vzťahy a sú hnacím motorom príjmov. Efektivita v procesoch riadenia zmlúv priamo ovplyvňuje obchodné aktivity a teda aj obrat firmy.

Koľko zmlúv už nikdy nenájdete?

Journal of Contract Management zistil, že neuveriteľných 71% organizácií má problém fyzicky dohľadať každú desiatu zmluvu. Organizácie tak investujú financie a vzácne zdroje v podobe času kvalifikovaného personálu do zdĺhavého vyhľadávania alebo obnovy navždy stratených dokumentov. 

💡 Význam

Aj zmluvy sú len dáta. V ére obrovského a neustále rastúceho množstva dát je nedostupnosť zmlúv (a dát v nich) obrovská bariéra pre efektívne rozhodovanie. Vystavujete tak svoj biznis zbytočnému riziku.

Stihnete podpísať zmluvu skôr ako za mesiac?

Poznámky z výskumu Aberdeen group: Vytvorenie, pripomienkovanie, vyjednávanie a finalizovanie zmlúvy trvá v priemere 20 až 30 dní. Je zrejmé, že tento priemer bude zahŕňať viacero veľkých rozdielov naprieč odvetviami, organizáciami aj typmi zmlúv, ale to číslo určite stojí za zamyslenie. Poznáte tieto štatistiky vo vašej organizácii? Rovnako ale stojí za to zvážiť kroky, ktoré možno podniknúť na skrátenie tohto času.

💡 Význam

Čas sú peniaze. V prvom rade zmapujte svoje procesy a zistite kde prichádzate o peniaze. Zjednodušenie procesov životného cyklu zmlúv sa okamžite prejaví v nižších nákladoch a rýchlejšom umiestnení služby na trh (a skoršom dosiahnutí príjmov) alebo rýchlejšom obstaraní služby (a konkurenčnej výhode).

Dá sa to aj rýchlejšie? Zn. automatizácia.

Záver z hodnotenia Aberdeen group a Forresteru: Používanie softvéru na riadenie životného cyklu zmlúv (CLM) znižuje čas potrebný na schvaľovanie v priemere o 82%. Nie je však softvér ako softvér. Mnoho organizácií sa v tejto oblasti spolieha a ohýba riešenia, ktoré na to neboli stavané. Naopak, to správne CLM riešenie (pre vás) môže dosiahnuť ešte lepšie výsledky. 

💡 Význam

Technológia nie je len o pohodlnosti a nových trendoch - je katalyzátorom pre efektívnosť plnenia úloh a úsporu nákladov. Dobrý softvér ľudí odbremení, uľahčí komunikáciu a zvýši produktivitu tímu. Vďaka dátam a reportingu navyše poskytuje uľahčuje rozhodovanie a šetrí čas výkonnému manažmentu spoločnosti.

Zahlcuje Vás administratíva?

Výsledok “Global Legal Survey”: 65% právnikov, nákupcov, kontrakt manažérov a celkovo profesionálov, ktorí pracujú so zmluvami, identifikuje úlohy spojené s ADMINISTRATÍVOU zmlúv ako svoje najväčšie problémy.

💡 Význam

Čas strávený na administratívnych úlohách (posúvaní papierov) márni kapacity kvalifikovaných ľudí a odčerpáva pozornosť od úloh s pridanou hodnotou, strategických iniciatív a bráni organizačnej agilite.

Prichádzate o príležitosti?

Prieskum od KPMG hovorí, že bez dôsledného riadenia procesu správy zmlúv môžu organizácie čeliť stratám vo výške až 40 % z ich celkovej hodnoty. 

💡 Význam

Zlé, nedostatočné alebo nesprávne nastavené riadenie procesov v rámci kontrakt manažmentu zvyšuje náklady z dôvodu nevýhodných zmlúv a umožňuje únik príjmov v podobe neuplatňovania si nárokov, zliav alebo zmluvných pokút.

Trávia špecialisti čas na správnych úlohách?

Zaujímavé pozorovanie zaznamenal Gartner: 25 až 40% času venuje právnik úlohám, ktoré si nevyžadujú jeho odbornosť. Vedie to k ujme na produktivite vo výške 2,7 milióna dolárov.

💡 Význam

Zahltenosť administratívnymi úlohami demotivuje a unavuje špecialistov. Optimalizácia zdrojov, prenesenie repetitívnych administratívnych úloh na softvér a využitie technológií im môžu zvýšiť kvalitu pracovného života a významné tak zvýšiť aj ich produktivitu.

Automaticky = rýchlejšie?

Dobré správy z Aberdeen group: Čas potrebný na obeh zmluvy v rámci procesu od vyžiadania po uzatvorenie sa dokáže skrátiť na polovicu vďaka efektívnemu využitiu automatizácie. 

💡 Význam

Automatizácia dokáže výrazne urýchliť viaceré fázy procesu zmluvného manažmentu od vyžiadania po podpis. Rýchlejší proces znamená nižšie náklady, lepší cash flow, zvýšenú konkurencieschopnosť a eliminovanie frustrácie interných účastníkov procesu. Táto štatistika priamo korešponduje aj so zisteniami u našich klientov.

Koľko času trávite hľadaním zmlúv a informácií? [Zmluvný archív] 

Podľa najnovších zistení Legal Operations Consortium (CLOC) sa neuveriteľných 68% profesionálov v oblasti zmlúv aspoň raz týždenne prácne pokúša vyhľadávať informácie v uzatvorených zmluvách. Tu sa na chvíľu pristavíme, pretože tento údaj poukazuje na rozšírený problém spojené s dostupnosťou a získavaním zmlúv v rámci organizácií.

💡 Význam

Mnoho z nás to pozná - frustrujúce procesy v rámci vyhľadávania v zmluvách nielen spotrebujú cenný čas a zdroje, ale tiež bránia rozhodovaniu. Potreba lokalizovať uzatvorené zmluvy vychádza z rôznych prevádzkových požiadaviek vrátane blížiacej sa obnovy, tvorby nových zmlúv na základe existujúcich šablón, identifikácie možných odchýlok od regulácií alebo zmluvných podmienok a preskúmania zmluvných vzťahov a povinností.

Pohľad do hĺbky 

Správa CLOC poskytuje podrobnú analýzu času investovaného do úloh okolo vyhľadávania zmlúv. Priemerne strávia profesionáli v oblasti zmlúv viac ako dve hodiny na každú zmluvu len na lokalizáciu dokumentov a konkrétneho ustanovenia v rámci zmlúv. 

Tento časovo náročný úkon pozostáva z dvoch odlišných etáp: 

1. Lokalizácia samotnej zmluvy, typicky trvá 45 minút, a 

2. následné identifikovanie príslušnej klauzuly, ustanovenia alebo konkrétnej vety, si vyžaduje ďalších 84 minút.

Dopad v reálnom svete

Predstavte si kumulatívny dopad tohto úsilia v celej organizácii - viac ako dve hodiny strávené na každej zmluve, a to bez toho, aby sme sa dostali k samotnej analýze a interpretácii ustanovenia, nieto aplikácii informácií. 

Pre spoločnosti generujúce viac ako 500 zmlúv mesačne alebo 6 000 zmlúv ročne je tento časový náklad astronomický. Ďalej frekvencia vyhľadávacích úloh, ako naznačuje správa CLOC, odzrkadľuje trvalý boj, ktorému čelia profesionáli v oblasti zmlúv pri navigácii v labyrinte zmluvnej dokumentácie.

Je AI svetlo na konci tunela?

Zlepšenie dostupnosti a zrýchlenie procesov v oblasti vyhľadávania zmlúv je kľúčové pre zlepšenie efektivity prevádzky a zmiernenie rizík. Jednoduché funkcie vyhľadávania, implementácia centralizovaných repozitárov a využívanie pokročilých vyhľadávacích algoritmov môže významne znížiť čas a úsilie venované úlohám v rámci vyhľadávania zmlúv. 

Práve nástup umelej inteligenciu umožňuje revolúciu v tejto oblasti, keď premieňa hodiny strávené hľadaním na sekundy. Aplikáciou AI sa statický archív premieňa na interaktívny repozitár, ktorý poskytuje profesionálom efektívny nástroj na odbúranie administratívy a zvýšenie produktivity.

Práve takéto riešenie ponúka aj Cequence. 

Predpoveď od Gartner: V roku 2024 sa predpokladá, že manuálne úsilie pri revízii zmlúv sa zníži o 50% v dôsledku rozsiahlej adopcie riešení na Kontrakt Manažment založených na umelej inteligencii.

💡 Význam

Nástup technológií poháňaných umelou inteligenciou naznačuje novú éru v riadení zmlúv. Sľubujeme si väčšiu efektivitu, presnosť a škálovateľnosť vo všetkých procesoch správy a riadenia zmlúv.

Tieto štatistiky nie sú len čísla – sú odrazom zložitej siete procesov v správe zmlúv. Ak chcete vyhodnotiť ako na tom je váš Kontrakt Manažment, položte si nasledujúce otázky týkajúce sa vašej organizácie a porovnajte to s číslami.

⏱️Automatizácia procesov a úspora času

• Koľko času váš právny, nákupný a/alebo zmluvný tím strávi vykonávaním elementárnych administratívnych prác bez vyššej pridanej hodnoty?

• Ako dlho trvá vašej spoločnosti vytvorenie nových zmlúv, ich schválenie a podpis?

• Aký podiel vašich zmlúv je proaktívne obnovený bez potreby naháňať veci po termíne?

• A koľko z nich prejde pred obnovením komplexnou revíziou, ktorá umožní informované rozhodnutie o ich budúcnosti?

💵 Príjmy, úspory, náklady a úniky

• Aká je celková hodnota zmlúv vašej spoločnosti?

• Ako často sú existujúce zmluvy revidované a povinnosti, resp. záväzky, ktoré z nich vyplývajú skontrolované voči skutočným plneniam?

• Koľko rôznych osôb sa zúčastňuje na dohode o typickej zmluve a ako dlho na nej pracujú?

🚦 Riadenie rizík a zabezpečenie compliance

• Aký podiel zmlúv vašej spoločnosti je uložený a vyhľadateľný v centrálnom repozitári s jednoduchým prístupom a efektívnym vyhľadávaním?

• Aké opatrenia ste podnikli na lokalizáciu všetkých zmluvných dokumentov v rámci vašej organizácie?

• Máte efektívny spôsob na sledovanie dodržiavanie interných podnikových politík a regulatívnych požiadaviek v rámci vašich zmlúv?

• Aké sú potenciálne riziká v podobe pokút, zlyhania dodávateľského reťazca alebo reputačného rizika, ktoré musíte mať v povedomí pri vašom zmluvnom portfóliu?

Ponorte sa s nami do témy nákladov ešte viac

Pozrite si 60-minutový webinár na tému "Koľko vás stojí jedna zmluva? Vie vám AI ušetriť čas a náklady?"

Spíkrom je Rasťo Kovál, CEO @ Cequence.