Vitajte späť v našej sérii o riadení a správe zmlúv! V dnešnej téme sa pozrieme na to, kde sa Kontrakt Manažment ako proces nachádza v organizáciách, a prečo je jeho efektívne riešenie nevyhnutné pre podniky všetkých veľkostí a odvetví.
Prečo je riadenie zmlúv dôležité všade
Riadenie zmlúv nie je vyhradené len pre konkrétne odvetvia alebo veľkosti organizácií. Je základným aspektom pre akúkoľvek entitu, ktorá uzatvára zmluvy. Bez ohľadu na to, či ide o malý startup s niekoľkými zamestnancami alebo nadnárodnú korporáciu s tisíckami ľudí, efektívny kontrakt manažment je kľúčový komponent firemnej operatívy. Zabezpečuje štruktúru a vizibilitu v živote zmlúv, od ich vyžiadania, cez vytvorenie, schvaľovanie, podpisovanie až po jej samotné plnenie a “život” v rámci organizácie. Tento štruktúrovaný prístup optimalizuje náklady, minimalizuje chyby, redukuje riziká a zvyšuje celkový výkon zmlúv.
Identifikácia potreby Kontrakt Manažmentu
Organizácie potrebujú štandardizovaný proces riadenia zmlúv z rôznych dôvodov.
⚙️ Po prvé, poskytuje systematickosť v životnom cykle zmlúv, od jej vytvorenia až po monitoring obligácií. To umožňuje štruktúrovane zapájať jednotlivých užívateľov na relevantné aktivity pre konkrétne procesné požiadavky.
✅ Za druhé umožňuje efektívne aplikovať biznis politiku a potrebné pravidlá v rámci celého procesu, čím sa zabezpečí dodržiavanie súladu s internými požiadavkami.
💻 A za tretie prináša možnosť automatizácie vďaka čomu sa výrazne skracuje čas potrebný na uzatvorenie zmluvy ako aj práce so zmluvným repozitárom.
Okrem toho systematické riadenie zmlúv zabezpečuje dodržiavanie právnych a regulačných požiadaviek a chráni organizáciu pred potenciálnymi záväzkami.
Integrácia do nákupných procesov - Procure to Pay
Z hľadiska organizácie sa v rámci nákupu riadenie zmlúv strategicky integruje do procesov Source to Contract a Purchase to Pay. Slúži ako kľúčová súčasť v procurement operáciách a zabezpečuje, aby nákupné aktivity boli v súlade so stratégiou organizácie, zmluvnými záväzkami a rozpočtovými obmedzeniami.
Efektívnym riadením zmlúv môžu organizácie zefektívniť pracovné postupy nákupu, optimalizovať vzťahy s dodávateľmi a dosiahnuť úspory nákladov.
Taktický význam v Nákupe a obstarávaní
Pre jednotlivcov zodpovedných za obstarávanie a nákup má riadenie zmlúv taktický význam. Premosťuje medzeru medzi identifikáciou príležitostí na úsporu nákladov a vykonávaním samotných stratégií nákupu. Manažéri zmlúv zohrávajú kľúčovú úlohu v procese výberu ponúk (RFP), vyjednávaní výhodných podmienok a zabezpečení dodržiavania zmluvných záväzkov počas životného cyklu obstarávania.
- Identifikácia Nákupcu: Žiadateľ špecifikuje svoje požiadavky smerom k príslušnému Nákupcovi.
- Priradené Nákupcovi: Nákupca sa stáva vlastníkom projektu a určuje ďalšie kroky.
- Preskúmanie Rozsahu: Nákupca kontroluje, validuje a dopĺňa údaje o projekte. Po dokončení je určený tok procesu.
- Konkurenčné Ponuky: Ak je to potrebné, Nákupca spustí nový proces RFP na nájdenie dodávateľov.
- Výber Dodávateľa: Ak je to potrebné, Nákupca vyberie dodávateľa ako výsledok konkurenčného ponukovania.
- Onboarding: Ak je to potrebné, nový dodávateľ je začleňovaný do systémov obstarávateľa
- Zmluvné Podmienky: Príprava, vyjednávanie, schvaľovanie a vykonávanie zmluvy s dodávateľom.
- Definovanie Úspor: Ak je to vhodné, Nákupca hľadá a definuje akékoľvek úspory nákladov vzniknuté v súvislosti s projektom.
- Schvaľovanie Úspor: Hlásené úspory nákladov sú schválené príslušnými zainteresovanými stranami a spracované.
- Dokončené: Projekt je ukončený. Všetky údaje sú prenesené do príslušných procesov
Multifunkčná úloha Kontrakt Manažmentu
Riadenie zmlúv zahŕňa široké spektrum činností v rámci procesu nákupu. Od počiatočného plánovania a súťaže až po udelenie zákaziek, ich implementáciu a vyhodnocovanie, dotýka sa každej fázy procurement procesov. Bez ohľadu na to, či ide o vypracovanie zmlúv, monitorovanie výkonu alebo riešenie sporov, riadenie zmlúv zohráva kľúčovú úlohu pri plnení strategických cieľov a úspechu organizácie.
Záver: Zvyšovanie excelentnosti v nákupe prostredníctvom Kontrakt Manažmentu
Aby sme to zhrnuli, riadenie zmlúv nie je len nutnosťou; je to základným kameňom úspešných podnikových operácií. Investície do efektívneho riadenia zmlúv nie sú len investíciou do súčasnosti, ale aj do budúcnosti organizácie. Podľa relevantných štatistík Vám takýto prístup môže pomôcť ušetriť až 9 % ročného obratu.
Aj keď rozpliesť komplikované procesy môže byť na prvý pohľad zložité, nikdy nieje neskoro začať. Ak Vás náš blog inšpiroval, prajeme vám veľa úspechov v ďalšom pokračovaní vašej cesty k lepšiemu Kontrakt Manažmentu!
