Nákupné kontrakty sú chrbtovou kosťou dodávateľského reťazca v rámci každej veľkej, stredne veľkej alebo rastúcej spoločnosti. Korektná správa týchto zmlúv môže byť výzvou – chyby totiž vedú k zvýšeným nákladom, oneskoreniam v plnení, rizikám vo oblasti compliance a napätým vzťahom s dodávateľmi. Bez ohľadu na to, či vaša firma rýchlo expanduje alebo udržiava stabilný rast, vyhýbanie sa týmto bežným chybám je kľúčové pre efektívny “procurement” a úspech firmy.
Tu je 6 najčastejších chýb v nákupných a obstarávacích zmluvách a spôsob, ako vám systém riadenia životného cyklu zmlúv (CLM) pomôže sa im vyhnúť.
1. Zmeškané termíny a dátumy obnovy
Jednou z najčastejších výziev v riadení nákupných zmlúv je sledovanie dôležitých dátumov – najmä termínov obnovy, ukončenia alebo dodania. Ak ich prehliadnete, môže to viesť k nechceným obnoveniam zmlúv, strate vyjednávacích príležitostí alebo dokonca narušeniu dodávateľského reťazca.
Príklad: Stredne veľká výrobná spoločnosť prehliadla termín obnovy kľúčovej zmluvy na suroviny. To viedlo k automatickej obnove za nevýhodných podmienok a spoločnosť zaplatila o 10 % viac za nákupné náklady na celý nasledujúci rok.
Riešenie: Náš CLM systém poskytuje automatické upozornenia a pripomienky v dostatočnom predstihu pred kritickými dátumami. Vďaka nastaviteľným notifikáciám bude váš tím vždy informovaný včas a už nikdy nezmeškáte dôležitý termín. Táto funkcia už našim klientom ušetrila milióny eur na lepších zmluvných podmienkach.
2. Používanie nesprávnych alebo zastaraných vzorov
Obstarávacie zmluvy pre procurement obsahujú zložité podmienky, ktoré musia byť jasne definované. Ak použijete nesprávnu alebo zastaranú šablónu, môže to viesť k právnym nejasnostiam, rizikám v oblasti compliance a sporom s dodávateľmi.
Príklad: Rastúca technologická firma použila pre uzatvorenie zmluvy nesprávny zmluvný vzor, ktorý nezohľadňoval novú reguláciu o ochrane údajov. Výsledkom bol právny spor, ktorý oneskoril kritický projekt o niekoľko mesiacov.
Riešenie: Náš CLM systém poskytuje centrálny zmluvný repozitár s aktuálnymi, schválenými vzormi, ktoré sú vždy v súlade s platnými predpismi. Vďaka tomu sa váš tím vyhne chybám a právnym rizikám.
3. Nezahrnutie správnych zainteresovaných strán
Procurement proces a nákupné zmluvy si vyžadujú zapojenie viacerých oddelení – právneho, finančného, prevádzkového či externých poradcov. Ak správni ľudia nie sú do procesu zapojení v správnom čase, môže to viesť k neprehľadným zmluvám alebo prehliadnutiu kľúčových rizík.
Príklad: Stredne veľká maloobchodná spoločnosť uzavrela dlhodobú logistickú zmluvu bez konzultácie s právnym oddelením. V zmluve chýbali presne definované úrovne služieb, čo spôsobilo problémy v dodávateľskom reťazci a zvýšené právne náklady.
Riešenie: Náš CLM systém umožňuje jednoduchú spoluprácu všetkých zainteresovaných strán na jednej platforme. Každý člen tímu má jasne definované roly a prístupové práva, čím sa minimalizujú riziká a zmluvy sú dôkladne ošetrené.
4. Chýbajúca kontrola plnenia zmluvy
Podpisom zmluvy sa práca nekončí – je dôležité monitorovať jej plnenie, aby ste predišli problémom, ako sú meškajúce dodávky, nesplnené podmienky alebo zhoršená kvalita služieb.
Príklad: Expandujúca e-commerce spoločnosť nevenovala dostatočnú pozornosť výkonu plnenia logistického partnera, čo viedlo k častým oneskoreniam pri doručení. Problém si všimli až po náraste zákazníckych sťažností, čo malo negatívny dopad na reputáciu firmy.
Riešenie: Náš CLM systém ponúka pokročilé analytické nástroje a prehľadné reporty, ktoré pomáhajú sledovať plnenie zmluvy v reálnom čase. Systém umožňuje včas odhaliť nedostatky a predísť vážnym problémom v dodávateľskom reťazci.
5. Neefektívne ukladanie a vyhľadávanie zmlúv
V mnohých spoločnostiach sú zmluvy roztrúsené na rôznych miestach – v šanónoch, na zdieľaných diskoch či v osobných počítačoch zamestnancov. Táto neorganizovanosť môže viesť k zbytočným zdržaniam alebo dokonca k strate dôležitých dokumentov.
Príklad: Spoločnosť pôsobiaca v zdravotníctve potrebovala počas auditu rýchlo nájsť konkrétnu obstarávaciu zmluvu. Keďže bola uložená v súkromnom počítači zamestnanca na dovolenke, firma čelila komplikáciám pri audite.
Riešenie: Náš CLM systém poskytuje bezpečné, centralizované úložisko, kde sú všetky zmluvy okamžite dostupné vďaka pokročilým vyhľadávacím funkciám. Navyše, prístup k dokumentom je chránený bezpečnostnými nastaveniami, čím sa predchádza neoprávnenému prístupu.
6. Nedodržiavanie interných predpisov a regulácií
Každá nákupná zmluva musí byť v súlade nielen s právnymi predpismi, ale aj s internými smernicami spoločnosti. Nedodržanie týchto požiadaviek môže viesť k právnym problémom, prevádzkovým komplikáciám a poškodeniu reputácie firmy.
Príklad: Finančná spoločnosť podpísala zmluvu s externým dodávateľom bez riadnej kontroly súladu s internými bezpečnostnými politikami. Výsledkom bolo porušenie ochrany údajov, ktoré vystavilo citlivé informácie zákazníkov riziku úniku.
Riešenie: Náš CLM systém automaticky preveruje zmluvy z hľadiska súladu s internými a externými reguláciami. Vďaka inteligentným pracovným tokom systém upozorní na potenciálne nesúlady ešte pred schválením zmluvy, čím predchádza právnym problémom.
Záver
Vyhýbanie sa týmto chybám v nákupných zmluvách procurementu je nevyhnutné pre efektívne fungovanie a dlhodobý úspech vášho biznisu. Náš CLM systém zjednodušuje každú fázu riadenia zmlúv – od ich tvorby a schvaľovania až po monitorovanie a archiváciu.
Chcete mať pod kontrolou svoje zmluvy? Kontaktujte nás ešte dnes a zistite, ako môže CLM systém pomôcť aj vašej spoločnosti!
