Cequence nám pomáha znižovať prevádzkové náklady a skracovať čas spracovania, pričom zároveň zvyšuje compliance, efektívne využitie zdrojov a celkovú efektivitu správy zmlúv.
Zákazník
Dell Technologies je jedným z popredných svetových výrobcov osobných počítačov, sieťových serverov, úložísk dát, sieťových prvkov, softvéru a počítačových periférií. Zároveň poskytuje kľúčovú infraštruktúru, ktorá organizáciám umožňuje budovať ich digitálnu budúcnosť, transformovať IT a chrániť ich najdôležitejšie aktívum – informácie.
Cieľ transformácie
Zaviesť systém správy životného cyklu zmlúv (CLM), ktorý zjednotí a transformuje riadenie zmlúv po najväčšej zmene v histórii spoločnosti Dell Technologies.
Výzva
V roku 2016 spoločnosť Dell Technologies akvizíciou EMC Corporation realizovala v tom čase najväčšiu akvizíciu v technologickom sektore a stala sa najväčšou súkromne vlastnenou technologickou spoločnosťou na svete. Spojenie podnikania Dell v oblasti serverov, osobných počítačov a mobilných zariadení s enterprise úložiskami EMC prinieslo výrazný nárast transakcií, veľké množstvo dodávateľov a stovky zamestnancov zodpovedných za sourcing a správu zmlúv. „Počet existujúcich zmlúv s dodávateľmi sa prakticky zo dňa na deň zdvojnásobil,“ hovorí Martin Guerin, vedúci globálnej organizácie pre správu zmlúv.
Spoločnosť preto začala hľadať nové riešenie, ktoré by technologicky modernizovalo správu zmlúv a umožnilo všetkým zapojeným oddeleniam efektívne reagovať na zmeny v rýchlo sa vyvíjajúcom odvetví.
V tom čase Dell využíval najmä riešenie Microsoft SharePoint na riadenie workflowov a rozdelenie práce. Tento systém však nebol dostatočne efektívny pre riadenie globálnej komplexity biznisu. Pri práci so zmluvami museli sourcing a contract manažéri prechádzať medzi viacerými systémami a množstvom e-mailov, bez možnosti centralizovanej spolupráce. To viedlo k oneskoreniam, zahlteniu procesov a backlogu, ktorý odvádzal pozornosť od strategickejších úloh.
Riešenie
Cequence implementoval riešenie, ktoré umožnilo category manažérom sledovať otvorené zmluvy, realizovať NDA alebo SOW prostredníctvom šablón z knižnice a v prípade potreby zapojiť právny tím alebo contract manažérov. Contract manažéri získali intuitívny nástroj na spoluprácu, prehľad o pridelených zmluvách a úlohách, automatické notifikácie a fulltextové vyhľadávanie naprieč všetkými zmluvami v repozitári. Vedenie nákupu získalo prehľad o aktivitách tímu, identifikáciu úzkych miest v procesoch, reporting pre zvyšovanie efektivity a možnosť odhaľovať príležitosti na zlepšenie.
Spoločnosť Dell Technologies zároveň sprístupnila Cequence aj externým partnerom, ktorí majú prístup len k informáciám potrebným na splnenie svojej časti procesu. “Takto sme mohli spolupracovať s dodávateľmi priamo v systéme a výrazne skrátiť čas potrebný na nájdenie správnych informácií.”
Výsledok
In numbers:
49%
Rýchlejšie uzatváranie zmlúv
- zjednodušenému, optimalizovanému a vizuálnemu workflowu
- lepšej spolupráci medzi manažérmi a ďalšími zapojenými stranami
- automatizácii tvorby zmlúv
62%
Vyšší súlad s comliance
- sledovateľnej histórii všetkých aktivít súvisiacich s konkrétnou zmluvou
- systematickému schvaľovaniu a notifikáciám
- pokročilej analytike a rozšírenému reportingu
34%
Vyššia produktivita
- efektívnemu riadeniu úloh
- sledovaniu stavu zmlúv
- monitorovaniu interného aj externého času spracovania
Implementáciou transformačného riešenia v spolupráci so Cequence sa nám podarilo výrazne skrátiť čas cyklu zmlúv, čo prinieslo veľmi pozitívnu spätnú väzbu od biznis stakeholderov aj vedenia nákupu. Manažment získal kvalitné reporty, prehľad o procesoch správy zmlúv a histórii vyjednávania so dodávateľmi. Nový nástroj výrazne zjednodušil odpovedanie na otázky auditu týkajúce sa súladu s internými politikami – čo bolo predtým pri používaní Microsoft SharePoint časovo náročné. Tím zároveň zvýšil svoju produktivitu odstránením opakujúcich sa manuálnych úloh, vďaka čomu sa contract manažéri mohli sústrediť na aktivity s vyššou pridanou hodnotou.
Digitálna transformácia správy zmlúv bola veľkým úspechom, no tým to nekončí. V spolupráci s Cequence pokračujeme v ďalších inováciách a pracujeme na pokročilej automatizácii dokumentov a procesov využitím technológií ako NLP, machine learning a AI.
Ocenenie: IACCM Innovation Award Rozsah: 370 používateľov / 3 400 zmlúv
