Vstupujeme do obdobia, v ktorom neistota prestáva byť výnimkou a stáva sa novou realitou. Clá, sankcie, epidémie, vývozné obmedzenia, zmeny v globálnych dodávateľských reťazcoch či geopolitická nestabilita zásadne menia spôsob, akým firmy nakupujú, predávajú a riadia riziká.

Tímy z oblasti procurementu, právneho oddelenia, financií aj C-levelu (vrcholového manažmentu) si dnes kladú tú istú otázku: 

Keď dôjde k zmene externého prostredia, ako rýchlo dokážeme určiť, ktoré zmluvy sú zmenou ovplyvnené a aké riziká z nej vyplývajú?

Mnohé organizácie stále vnímajú zmluvy ako statické dokumenty – niečo, čo v čase uzatvorenia obchodu splnilo svoj účel a následne skončilo v zásuvke (alebo na zdieľanom disku). Zmluvy sa podpíšu, uložia a opäť sa otvárajú až vtedy, keď nastane spor, blíži sa ich obnova, prebieha audit alebo vznikne problém s dodávateľom. V dnešnom dynamickom prostredí však takýto prístup už nestačí.

Zmluvy nie sú len právne dokumenty. Určujú závislosť od dodávateľov, cenové mechanizmy, možnosti ukončenia zmluvného vzťahu, podmienky obnovy, rozdelenie rizík, povinnosti v oblasti compliance aj mieru obchodnej flexibility.

Inými slovami, zmluvy patria medzi kľúčové faktory, ktoré určujú odolnosť organizácie voči neistote a krízovým situáciám.

Udalosti, ako pandémia COVID-19, zablokovanie Suezského prieplavu, clá zavedené Donaldom Trumpom či blokáda Hormuzského prielivu, ukázali, ako rýchlo sa môžu zmeniť podmienky na globálnych trhoch. Nové clá dokážu zo dňa na deň zásadne ovplyvniť ekonomiku dodávateľských vzťahov. Obchodné bariéry môžu obmedziť prístup k materiálom, produktom alebo celým trhom. Geopolitický vývoj zároveň ovplyvňuje logistiku, povinnosti v oblasti compliance aj dostupnosť kľúčových dodávateľov.

Samotné narušenie trhu pritom často nie je tým najväčším problémom. Skutočnou výzvou je získať okamžitý prehľad o tom, ktorých dodávateľov a zmlúv sa zmena týka.

Ak nové clá zvýšia náklady na určitú kategóriu produktov, organizácie potrebujú poznať odpovede na otázky ako:

• Ktoré zmluvy s dodávateľmi umožňujú úpravu cien?

• Ktoré obsahujú fixné ceny, minimálne odberové záväzky alebo objemové záväzky?

• Ktorí dodávatelia majú svoje výrobné závody alebo prevádzky v dotknutých regiónoch?

• Ktoré zmluvy umožňujú ich ukončenie alebo opätovné prerokovanie podmienok?

Bez inteligencie zmlúv si zodpovedanie týchto otázok často vyžaduje zdĺhavé manuálne vyhľadávanie v zdieľaných úložiskách, e-mailových schránkach, zastaraných repozitároch či ďalších nesúrodých systémoch. Kým sa podarí zhromaždiť všetky potrebné informácie, obchodné dôsledky zmeny už môžu byť realitou.

Vendor lock-in sa najčastejšie spája s technológiami, no v mnohých prípadoch ide predovšetkým o zmluvný problém.

Organizácia môže navonok pôsobiť, že má pri výbere dodávateľov dostatočnú flexibilitu. Zmluvné podmienky však môžu hovoriť o opaku. Dlhé výpovedné lehoty, automatické predlžovanie zmlúv, doložky o exkluzivite, minimálne objemové záväzky, obmedzené možnosti ukončenia zmluvy, komplikovaný prechod k inému dodávateľovi, obmedzenia pri prenose dát či vysoké náklady na ukončenie spolupráce môžu výrazne obmedziť schopnosť organizácie rýchlo reagovať na meniace sa podmienky.

Tieto zmluvné ustanovenia nemusia predstavovať problém, pokiaľ je trh stabilný. Keď však dôjde k zvýšeniu ciel, dodávatelia prestanú napĺňať očakávania alebo sa zmenia regulačné podmienky, môže sa skrytý vendor lock-in stať významnou strategickou prekážkou.

Skutočné riziko nespočíva len v závislosti od dodávateľa. Spočíva v tom, že organizácia odhalí jej skutočný rozsah až vo chvíli, keď potrebuje konať.

Každá zmluva obsahuje cenné informácie, ktoré môžu organizáciám pomôcť pri prijímaní obchodných rozhodnutí. Zmluvy s dodávateľmi odhaľujú napríklad cenové podmienky, úroveň poskytovaných služieb, dodacie záväzky, limity zodpovednosti, dátumy obnovy, možnosti ukončenia zmluvy, práva na audit či postupy eskalácie. Pri pohľade na celé portfólio zmlúv tieto informácie odhaľujú vzorce závislosti od dodávateľov aj mieru vystavenia jednotlivým rizikám, a to najmä v oblasti procurementu a riadenia dodávateľských reťazcov. Odolnosť dodávateľov totiž nemožno posudzovať len na základe prevádzkových údajov. Rovnako dôležité sú práva a povinnosti zakotvené v zmluvách.

Dodávateľ môže byť z prevádzkového hľadiska kľúčový, no zmluva nemusí obsahovať dostatočné ustanovenia zabezpečujúce kontinuitu dodávok alebo služieb. Obchodný vzťah sa môže na prvý pohľad javiť ako výhodný, no zmluva môže poskytovať len obmedzené práva na audit alebo obsahovať nevýhodné podmienky ukončenia spolupráce. Dodávateľ síce nemusí pôsobiť vo vysokorizikovom regióne, no zmluva môže byť závislá od subdodávateľov, materiálov alebo logistických trás, ktoré organizáciu nepriamo vystavujú rizikám.

AI inteligencia zmlúv umožňuje organizáciám prestať vnímať zmluvy ako izolované dokumenty a získať ucelený pohľad na celé zmluvné portfólio.

Tradičné repozitáre zmlúv slúžia predovšetkým na ich ukladanie. Inteligencia zmlúv však organizáciám umožňuje porozumieť celému zmluvnému portfóliu, identifikovať riziká a prijímať informované rozhodnutia.

Vďaka AI inteligencii zmlúv môžu organizácie automaticky extrahovať kľúčové údaje zo zmlúv, identifikovať dôležité zmluvné ustanovenia, klasifikovať záväzky, odhaľovať rizikové vzorce a sledovať blížiace sa dôležité termíny či udalosti.

Táto zmena mení aj samotný prístup k riadeniu zmlúv. Namiesto otázky „Kde sa nachádza zmluva?“ si tímy môžu klásť otázky ako:

• Ktoré zmluvy sú vystavené rizikám v dôsledku zmien ciel?
• Ktoré zmluvy obsahujú ustanovenia o automatickom predlžovaní alebo obmedzené možnosti ich ukončenia?
• V ktorých zmluvách máme právo upraviť cenu?
• Ktoré zmluvy neposkytujú dostatočnú ochranu z pohľadu auditu alebo compliance?
• Ktorí strategicky dôležití dodávatelia nie sú dostatočne ošetrení zmluvnými podmienkami?
• Ktoré zmluvy je potrebné prehodnotiť ešte pred ich najbližším obnovením?

To už nie sú len otázky pre právne oddelenie. Sú to otázky, ktoré ovplyvňujú fungovanie celej organizácie.

Inteligencia zmlúv umožňuje organizáciám reagovať na zmeny rýchlejšie, proaktívnejšie a strategickejšie.

Pre tímy procurementu prináša okamžitý prehľad o záväzkoch dodávateľov, obchodných podmienkach, termínoch obnovy zmlúv aj rizikách vyplývajúcich zo závislosti od dodávateľov.

Právnym oddeleniam umožňuje rýchlejšie identifikovať a posudzovať ustanovenia týkajúce sa zodpovednosti, compliance, ukončenia zmluvy či možností opätovného prerokovania zmluvných podmienok.

Finančným tímom pomáha odhaľovať nákladové riziká, cenové mechanizmy, zmluvné sankcie aj záväzky súvisiace s výdavkami alebo očakávanými príjmami.

Vrcholovému manažmentu poskytuje ucelený pohľad na riziká naprieč celou organizáciou a podporuje kvalitnejšie strategické rozhodovanie.

Na rýchlosti záleží za každých okolností. V období geopolitickej neistoty však môže rozhodovať o konkurenčnej výhode. Organizácie, ktoré dokážu rýchlo identifikovať svoju zmluvnú expozíciu voči rizikám, sú lepšie pripravené opätovne vyjednávať podmienky, chrániť svoje marže a prijímať kvalifikované obchodné rozhodnutia.

Práve tu zohráva umelá inteligencia kľúčovú úlohu. Nenahrádza odborné rozhodovanie ľudí, ale sprístupňuje zmluvné informácie tým, ktorí ich potrebujú, v správnom čase a v rozsahu, ktorý bol ešte donedávna nepredstaviteľný.